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Wenn die Auslastung schwächelt, klingt die Idee verlockend: Lücken mit vielen kleinen Einsätzen füllen. Doch Kleinaufträge können schnell zum Rendite-Killer werden. Dieser Beitrag zeigt, wie Handwerksbetriebe systematisch prüfen, ob sich ein Auftrag lohnt – und welche Stellschrauben Kleinaufträge profitabel machen.
Die Auftragslage bleibt heterogen. Laut ifo-Umfragen meldeten im Juli 2025 gut 36,7 Prozent der Unternehmen in Deutschland fehlende Aufträge – ein Wert deutlich über dem langfristigen Durchschnitt. Besonders im Bau sprachen selbst bei leichter Besserung weiterhin viele Firmen von Auftragsmangel. Für manche Betriebe ist das der Anlass, vermehrt Kleinaufträge anzunehmen – ohne zu prüfen, ob diese die Kosten decken. Der Markt ist angespannt, die Fixkosten laufen weiter. Umso wichtiger ist ein schneller Auftragscheck, der in Minuten Klarheit bringt: annehmen, bündeln, pauschalieren – oder absagen.
Was Kleinaufträge teuer macht
Wege- und Rüstzeiten dominieren bei Kurz-Einsätzen: Terminabstimmung, Fahrzeug beladen, Anfahrt, Parkplatzsuche, Fehleranalyse vor Ort, Abrechnung – oft alles für 30 bis 60 Minuten tatsächliche Arbeitszeit. Diese transaktionsnahen Zeiten sind echte Kostenzeiten, die in die Kalkulation gehören. Zur Einordnung hilft der Blick auf typische Stundensätze: Viele Betriebe kalkulieren netto zwischen etwa 60 € und 85 € pro Stunde, zuzüglich Umsatzsteuer. Ein Wert, der sowohl Lohn als auch Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn widerspiegelt.
>>Faustregel:
45 Minuten Arbeit + 30 Minuten Fahrt/Rüstzeit = 1,25 Stunden × 70 € = 87,50 € zzgl. Material. Ohne Anfahrts-/Rüstzeit im Preis landet der Auftrag unter den Kosten. Eine saubere Erfassung sorgt zumindest für einen positiven Deckungsbeitrag.
Nicht Umsatz – sondern Deckungsbeitrag entscheidet
Kleinaufträge sind dann sinnvoll, wenn sie mindestens die variablen Kosten decken und zur Deckung der Fixkosten (Arbeitszeit inkl. Fahrt-/Rüstzeit, Material, Fremdleistungen) beitragen. Erst wenn der Deckungsbeitrag die anteiligen Fixkosten übersteigt, verdient der Betrieb Geld.
>>Merke:
„Zu billig“ heißt oft „negativer Deckungsbeitrag“. Gerade bei kleinvolumigen Servicejobs greifen die allgemeinen Geschäftskosten stark zu – Büro, Disposition, IT, Miete, Versicherungen. Verzögerungen, Nacharbeiten und Zweitfahrten erhöhen das Risiko, dass der Deckungsbeitrag wegschmilzt. Saubere Vor- und Nachkalkulation sind daher Pflicht.
Ohne Transparenz geht’s nicht: Fahrt, Zeit, Pauschalen
Fahrtzeit ist Arbeitszeit und rechtlich zulässig, wenn vertraglich vereinbart beziehungsweise transparent kommuniziert. Alternativ zur minutengenauen Abrechnung ist eine Anfahrtspauschale möglich. Wichtig: Entweder Pauschale oder Einzelpositionen abrechnen, alles andere ist intransparent und rechtlich heikel. Und: Der Kostenvoranschlag ist nur dann vergütungspflichtig, wenn das vorab ausdrücklich vereinbart wurde. Sprich diese Punkte gehören gleichermaßen in das Angebot (AGBs) und in die Auftragsbestätigung.
>>Gut kalkulieren:
Ringe um den Betriebsstandort (z. B. 0–5 km / 5–10 km / 10–20 km) mit klaren Pauschalen definieren, so bleiben Angebote schlank und Erwartungen klar.
Mindestauftragswert und Einsatzpauschale
Ein Mindestauftragswert oder eine Einsatzpauschale (inkl. x Minuten Arbeitszeit und Anfahrt) verhindert, dass Aufträge mit sehr kurzer Arbeitszeit unter das Kostenniveau fallen. Kalkulatorisch wird damit ein Teil der Fix- und Transaktionskosten abgesichert. In der Kommunikation an Privatkunden haben sich Servicepakete wie „S/M/L” mit enthaltenen Leistungen bewährt, beispielsweise „inkl. Anfahrt im 10-km-Radius und 30 Minuten Arbeitszeit“.
>>Rechtliche Mindestanforderung:
Zahlen greifbar machen:
Kalkulationsbeispiel für den Einsatz „Thermostat prüfen/ersetzen“ – Region X
>>Hinweis: Die Zahlen sind beispielhaft; der maßgebliche Stundensatz und Fixkostenanteil ergeben sich aus der individuellen Kalkulation. Orientierung zur Zusammensetzung eines marktüblichen Stundensatzes liefern die Handwerkskammern vor Ort.
Bündeln statt hecheln – Tourenplanung ganz groß
Der größte Hebel gegen teure Wegezeiten ist das sogenannte Clustering, um aus Kleinstjobs eine wirtschaftliche Tour zu machen und so den Deckungsbeitrag pro Stunde zu erhöhen.
>>Ein Beispiel:
Stammkundschaft zuerst – mit Paketen denken
Bestandskunden sollten stets priorisiert werden. Gründe dafür sind kürzere Abstimmungszeiten und planbarere Folgeaufträge.
>>Tipp:
Service- und Wartungspakete mit Jahrespreis glätten die Auslastung und senken Angebots- und Rechnungskosten, da sie weniger Einzeltransaktionen und damit weniger Verwaltungsaufwand erfordern. Bei Neukunden können Mindestauftragswert beziehungsweise Einsatzpauschalen und Vorkasse-Optionen das unmittelbare Risiko begrenzen.
Der 5-Minuten-Auftragscheck
Der Auftrags-Check fällt positiv aus, der Auftrag wird angenommen? Dann helfen folgende Aspekte für ein klares Erwartungsmanagement dabei, Streit zu vermeiden:
>>Hinweis:
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